Oggi torniamo su un argomento trattato qualche tempo fa: il Food Cost. Abbiamo già analizzato di cosa si tratta, come si calcola e i motivi per cui diventa essenziale in un locale che vuole competere in un mercato sempre più agguerrito, quello della ristorazione.
In questo articolo andremo a scoprire quali sono gli errori da non commettere per avere un Food Cost ottimale, e quali sono i migliori software per gestirlo, non senza aver fatto un breve riepilogo generale sull’argomento.
Cos’è il Food Cost e come calcolarlo
Con Food Cost, riferito a un piatto, si intende il totale dei costi delle materie prime usate per realizzarlo. Una volta stabilito, sapremo quindi quanto ci “costa” servire ai nostri clienti una determinata portata. Bisogna aggiungere che per stabilire il prezzo finale, andrebbero aggiunte anche tutte le altre spese legate alla gestione di un’attività: salari dei dipendenti, consumo energetico, costo dell’allestimento e dell’arredamento del locale, acquisto degli elementi della mise en place. Rispetto a quello degli ingredienti necessari per la preparazione di un piatto, quest’ultimi sono costi fissi, e quindi più facilmente stimabili, al netto di più o meno leggere modifiche legate a diversi motivi (pensiamo all’aumento delle bollette successivo allo scoppio della guerra in Ucraina).
Il calcolo del Food Cost è abbastanza semplice, si tratta di una semplice operazione matematica, riassunta in questa formula:
Food Cost = (Materie prime utilizzate/incassi) X 100
A seconda dei dati considerati, si può andare ancora più nel dettaglio. Si può infatti analizzare il totale dei costi sostenuti per realizzare un singolo piatto: in questo caso si parlerà di Food Cost Attivo. Si tratta di un calcolo abbastanza meticoloso che va effettuato quando si pensa al proprio menu, ragionando sul costo e la grammatura di ogni materia prima necessaria per la portata.
Se invece prendiamo in considerazione i consumi reali delle materie prime nella nostra attività in un preciso lasso di tempo, si capisce come questo calcolo avviene non prima di impostare il menu, ma dopo la vendita del nostro prodotto. Questa procedura, nota come Food Cost Passivo, è bene sia effettuata con costanza (per esempio ogni mese), in modo da accertarsi che tutto vada secondo i piani. Così possiamo comprendere quale sia il costo reale delle materie prime rispetto alle vendite.
Senza dilungarci, per le formule precise rimandiamo al nostro articolo sul Food Cost.
Gli errori da non fare per un Food Cost ottimale
Calcolare il Food Cost quindi non è complicato. Certo, dipende anche dal grado di profondità di analisi che vogliamo raggiungere, come visto nel caso del Food Cost Attivo e del Food Cost Passivo. In ogni caso, ci sono alcuni errori che è bene cercare di evitare per far sì che riusciamo a ottenere un Food Cost ottimale. La prima cosa da fare è abbattere un certo pregiudizio intorno a questa pratica. Non si tratta di qualcosa di superfluo, una perdita di tempo, addirittura di inutile, ma non è nulla di tutto questo, anzi. Nell’odierno mercato della ristorazione, sempre più competitivo, questa analisi è invece un’operazione che può consentire ai ristoratori di guadagnare molto più di quanto si potrebbe pensare stilando il proprio menu. Un altro errore che di solito si fa stabilendo il listino è infatti quello di adeguarsi agli altri locali in zona. Ma ogni attività ha una propria natura, delle proprie esigenze, una clientela di riferimento, degli obiettivi differenti. Quindi, bisogna innanzitutto stabilire cosa vogliamo proporre, a chi ci rivolgiamo, chi siamo, adottando poi il calcolo del Food Cost più ottimale per noi (attivo, passivo o standard).
Stabilito questo, il terzo errore da non commettere è quello di ordinare quantità di materie prime che non servono. Chi lavora nella ristorazione sa che uno dei principali modi per ridurre le spese è proprio limare il più possibile gli sprechi, partendo ovviamente dagli ordini. Per fare questo, serve ovviamente una pianificazione a monte. Una volta ordinata, la merce va controllata in ogni aspetto e descritta nelle sue principali caratteristiche: provenienza, peso e qualità. Questo è importante perché ci deve sempre essere concordanza tra ciò che ho previsto nel mio menu, e sul quale ho calcolato il Food Cost, e quello che poi utilizzo.
Tutto questo deve derivare dall’idea che abbiamo del nostro menu: è bene quindi creare il nostro, con le eventuali varianti giornaliere/mensili/stagionali, e soprattutto redigere le ricette standard, a cui poi attenerci, in modo che non vi sia differenza tra quello che progettiamo e quello che attuiamo in cucina. Si capisce da questo come due aspetti importanti siano da un lato indicazioni nella ricetta non approssimative, ma precise, soprattutto per quel che riguarda le grammature, e il loro rispetto.
Queste sono solo alcune delle operazioni che dovremmo compiere per monitorare tutto il processo che inizia con l’ordine delle materie prime arrivando al servizio in sala.
L’informatica al servizio del Food Cost
Per tenere sotto controllo la situazione, ci viene incontro l’informatica. In questo senso abbiamo due opzioni: affidarci a qualche software già noto oppure crearne uno nostro ad hoc, avvalendoci della collaborazione di esperti. Nel primo caso, il mercato offre già delle soluzioni collaudate.
Una prima scelta potrebbe ricadere su Qubì Software, creato da Arcangelo Gioia, imprenditore nato proprio nel ramo della ristorazione. Si tratta di un programma avanzato che va oltre il semplice calcolo del Food Cost. Qubì Software consente infatti anche di associare a ogni piatto le informazioni riguardanti i valori nutrizionali. Ciò è possibile grazie all’utilizzo di una banca dati composta da più di 36mila prodotti differenti, di facile consultazione e da cui possiamo estrapolare ciò che ci interessa. Un’altra opzione di Qubì è quella di considerare i tempi di cottura dei cibi, il che permette di stabilire prima quale sarà il peso finale del piatto che presentiamo. Inoltre, quest’app può essere sfruttata anche per la gestione del magazzino. Insomma, analisi e proiezioni, grazie anche a implementazioni continue, per aiutare il ristoratore nella gestione del locale e aumentare i risparmi.
La seconda possibilità che vogliamo presentare è quella di Microrecipes, software creato dall’imprenditore Marco Ilardi. Oltre al calcolo del Food Cost, con questo programma è possibile eseguire altre operazioni. Per esempio, si possono creare delle liste della spesa, o menu per dei banchetti, un punto questo da non sottovalutare: pensiamo infatti a quale mercato è dietro le varie ricorrenze o eventi (festività, lauree, compleanni, ecc.), a cui è possibile associare una proposta su misura, realizzata in poco tempo grazie a un software che ci permette di monitorare immediatamente costi e spese. L’utilizzo di Microrecipes è molto intuitivo, adatto anche a chi non è molto pratico. Il gestore del locale deve infatti inserire semplicemente i dati sulle materie prime che si utilizzeranno per un piatto, e il programma sarà in grado di calcolare il Food Cost per unità misura con precisione e accuratezza. Ma non è tutto qui. Il software è infatti costantemente aggiornato sul costo delle materie prime e sui fornitori, in modo tale da non avere sorprese. Un’altra importante opportunità offerta da Microrecipes è quella di eseguire delle analisi che ci permettono di individuare eventuali zone in cui è possibile migliorarsi, aumentando, ovviamente, i profitti finali.
Come visto, il calcolo del Food Cost non è qualcosa di inutile, ma serve sempre di più, come sa bene chi ha un approccio più dinamico e moderno alla ristorazione. Tuttavia, non sempre è così facile, ed è per questo che consigliamo di aiutarci con programmi informatici creati appositamente.
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