Come scegliere un gestionale per ristoranti e bar

Per una gestione ottimale della propria attività, che sia un bar o un ristorante, non basta solo puntare sulla qualità dei prodotti offerti e su un allestimento originale del locale: i software gestionali, infatti, hanno acquisito sempre più importanza per una organizzazione efficiente.

Ecco perché in questa sede ci andremo a concentrare su come scegliere un gestionale per ristoranti e bar, uno step diventato ormai fondamentale per qualunque esercente. 

Il digitale ha occupato un ruolo sempre più centrale in qualsiasi attività e oggi rappresenta una componente indispensabile per l’ottimizzazione del lavoro. Una delle decisioni più importanti da prendere è scegliere il giusto software tra la vasta gamma di alternative realizzate negli anni.

Con il digitale è possibile tenere sotto controllo ogni aspetto dell’attività permettendo una migliore organizzazione e uno snellimento del lavoro. Un esempio su tutti è l’uso dei palmari per gestire velocemente le comande. La scelta del gestionale dipende da quale aspetto si vuole potenziare particolarmente: dal metodo delle ordinazioni e dei pagamenti elettronici ai processi di lavorazione in cucina, la gestione del magazzino e le offerte per fidelizzare il cliente. 

Il gestionale per le ordinazioni e i pagamenti

Tutti ormai hanno compreso quanto sia importante un buon gestionale per efficientare il sistema delle ordinazioni. Nella maggior parte dei casi il touchscreen dei palmari ha soppiantato il tradizionale metodo con carta e penna per raccogliere le richieste dei clienti. Grazie ai dispositivi digitali le comande vengono trasmesse immediatamente alla cucinapermettendo così di ridurre i tempi per le attese dei clienti e rendendo molto più semplice e immediata la comunicazione tra il personale.

In questo modo si possono comunicare istantaneamente anche gli altri tipi di richieste ricevute, ad esempio se si preferisce ricevere un primo in concomitanza con l’antipasto dell’altra persona al tavolo o simili. Vien da sé che con i palmari digitali non si corre il rischio di incomprensioni con i cuochi, come poteva accadere con carta e penna in merito alla scrittura da parte del cameriere dei piatti da preparare, e si evita il bisogno di fare continuamente avanti e indietro con la cucina per portare personalmente il foglio della comanda.

Per quanto concerne le ordinazioni un particolare servizio che ha beneficiato dell’introduzione del digitale è stato quello del delivery o dell’asporto: in questo caso diventa molto importante sincronizzare i vari canali online per gestire le richieste. Inoltre, le app dedicate alla ristorazione e le app dei fornitori offrono servizi di qualità e raccolgono preziose informazioni inerenti abitudini e preferenze di consumo, sempre nel rispetto del regolamento generale sulla protezione dei dati.

La semplificazione derivata dal digitale si riflette anche sulla gestione dei pagamenti. Grazie ai dispositivi digitali con touchscreen, viene trasmesso in tempo reale alla cassa tutto ciò che viene ordinato al tavolo. In questo modo si elimina il rischio di dimenticare alcune voci sul conto o di aggiungere erroneamente piatti non richiesti, evitando così spiacevoli equivoci a fine serata.

Quante volte è capitato a un cameriere di portare una bevanda che, per la fretta di spostarsi tra tavoli e cucina, si è dimenticato poi di mettere sul conto?

Inoltre, i pagamenti elettronici hanno ridotto i tempi di attesa per le fatturazioni. Riguardo ai pagamenti mobile, il procedimento di autenticazione avviene all’apertura dell’applicazione per il pagamento, attraverso il codice PIN, l’impronta digitale o il riconoscimento facciale. È qui la differenza rispetto alle classiche carte di credito: con l’autorizzazione non viene più richiesta la firma dello scontrino o la raccolta di quella elettronica.

L’ottimizzazione dei processi in cucina

L’introduzione del gestionale per i servizi di ristorazione ha inciso non poco anche sui processi di lavorazione nelle cucine. Grazie alla digitalizzazione si è resa possibile un’ottimizzazione del lavoro. Una volta presa e inserita a sistema l’ordinazione da un tavolo, il gestionale la indirizza alle diverse aree, indicando gli esatti componenti da preparare. Tenere sotto controllo i tempi di preparazione è certamente uno degli aspetti principali per l’attività così come gli ingredienti da impiegare. Il software può conoscere anche le priorità a seconda del servizio richiesto (ordinazione al tavolo, delivery o asporto) e attivarsi con un alert in caso di segnalazione di ritardi.

La gestione del magazzino

La funzione dei software gestionali è rilevante anche ai fini della gestione delle giacenze in magazzino. Con i sistemi digitali è molto più semplice controllare la disponibilità residua di materie prime riducendo il rischio di rimanere senza scorte. Per un’attività di ristorazione, infatti, è fondamentale avere la possibilità di un controllo costante delle materie prime a disposizione.

Alcuni sistemi consentono di monitorare in tempo reale lo scarico degli ingredienti utilizzati o di effettuare un ordine automatico di nuove scorte non appena venga raggiunto un limite minimo preimpostato. Allo stesso tempo, i gestionali sono utili per monitorare eventuali surplus di merce.

Un’altra possibilità da non trascurare è quella di visualizzare report e statistiche delle attività svolte: lo studio di questi dati consente di conoscere gli orari di maggior affluenza o i prodotti più richiesti dai clienti in modo tale da non farsi trovare impreparati a livello di scorte.

La fidelizzazione del cliente

Un aspetto che vale per ogni attività, ancor di più per bar e ristoranti, è l’importanza di creare un rapporto di fidelizzazione con il cliente. Non solo con le recensioni, il legame con il pubblico si crea anche grazie all’efficienza del lavoro resa possibile soprattutto dai sistemi gestionali. La qualità del lavoro che ne deriva per il personale renderà migliore anche l’esperienza del cliente.

Alcuni software gestionali possono attivare programmi di fidelizzazione attraverso l’introduzione di tessere punti o app su smartphone e tablet che offrono la possibilità di vincere premi e ottenere sconti sulla loro prossima visita. D’altro canto, simili programmi e app consentono a bar e ristoranti di ottenere preziose informazioni riguardo agli usi e alle preferenze dei propri clienti, attenendosi sempre alle regole del GDPR.

L’importanza di un’assistenza tecnica all’altezza

Ultimo punto da tenere in considerazione, ma non certo per ordine di importanza, è disporre di una buona assistenza tecnica: non si può prescindere da un’assistenza puntuale e disponibile in qualsiasi momento se si vuole avere un business privo di imprevisti e complicazioni per i propri guadagni.

L’attività deve avere la consapevolezza che in caso di qualsiasi malfunzionamento o emergenza, ci sia sempre pronto il team di assistenza che possa dare un supporto immediato per far fronte al problema e non rallentare la propria attività e, di conseguenza, i propri incassi. 

Come abbiamo visto, l’importanza di un buon gestionale per un’attività di ristorazione è oggettiva ai giorni d’oggi. Per scegliere un software adatto bisogna tenere a mente quale sia il proprio obiettivo e quale aspetto si voglia potenziare per rendere più semplice ed efficiente il lavoro. 

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